Was sind POS-Systeme? Und welche der vielen möglichen Funktionen sind besonders sinnvoll für den Gastronomie-Betrieb? Ein Hinweis vorweg: Es kommt – natürlich – auf individuelle Anforderungen an.
POS-Systeme in der Gastronomie: Definition
Die Abkürzung „POS“ steht für „Point of Sale“ und bedeutet damit „Verkaufsort“. In der Gastronomie sind diese Verkaufsorte die Kassen. Allerdings beschränken sich POS-Systeme (oder auch Kassensysteme) in Gastro-Betrieben nicht auf diesen einen Ort hinter der Theke, sondern umfassen alle damit verbundenen digitalen Tools, Geräte und Funktionen, etwa Apps, Kartenlesegeräte und Analyse-Berichte. POS-Systeme können demnach hard- und softwarebasiert sein. In letzterem Fall speichert das System die eingehenden Daten in einer Cloud.
Im Gegensatz zur traditionellen Registrierkasse dient ein modernes POS-System also nicht allein der effizienten Zahlungsabwicklung mit Bargeld: Es kann weitaus mehr.
Es gibt über 150 POS-Systeme, die im deutschen Markt in der Gastronomie etabliert sind. Mit unseren Integrationen konzentrieren wir uns bei luca auf die Marktführer und starken Anbieter in lokalen Märkten.
Funktionen von POS-Systemen für die Gastronomie
POS-Systeme können in der Gastronomie als buchhalterische Super-Antwort auf moderne finanzamtliche Anforderungen funktionieren – das ist wichtig für alle Gastro-Betriebe. Außerdem können Betreiber:innen ihre Kassensysteme mit zeitgemäßen digitalen Funktionen anreichern, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Gäste anzulocken.
Für Restaurants, Bars und Cafés können zum Beispiel diese Integrationen in ihr bestehendes POS-System sinnvoll sein:
Digitales Kassenbuch
Mit z.B. tagesaktueller Zahlungsübersicht, Finanzamt-konformer Speicherung und Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, DATEV-Schnittstellen, automatisierten Buchhaltungsberichten etc.
- Vorteil: Macht es erheblich leichter und schneller, alle Steuer- und Finanzdaten zu verwalten.
- Nachteil: Setzt eingehende Recherche voraus, damit die delikaten Betriebsdaten einem sicheren Produkt anvertraut werden können.
Erweiterte Bezahlungs- und Rechnungsmöglichkeiten
Wie etwa das Bezahlen per Handy bzw. per QR-Code, selbstständiges Rechnungen-Teilen, One-Click-Payment etc.
- Vorteil: Der Betrieb wird mit modernen Bezahlmöglichkeiten attraktiver für steigende Anforderungen von Gästen.
- Nachteil: Das Team muss gut eingewiesen werden.
Verwaltung von Teammitgliedern
Etwa durch Integration von Schichtplänen, Personaldaten und Lohnabrechnungen oder durch Management von Berechtigungen, Zeit-, Trinkgeld und Umsatzerfassung etc.
- Vorteil: Vereinfacht die Mitarbeiterverwaltung ab mittelgroßen Teams und strukturiert die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen.
- Nachteil: Kann in einem kleinen Team zu Überstrukturierung und Verkomplizierung führen.
Bestands- und Bestellverwaltung
Mit automatisiertem Bestellvorgang von Vorräten, Konfiguration von Warnhinweisen, kostenoptimierter Lagerung etc.
- Vorteil: Spart Zeit und macht den Einkauf und Bestand von Betriebs-wichtigen Ressourcen maximal effizient.
- Nachteil: Auch hier muss das Team gut eingewiesen werden.
Reservierungstool
Für automatisierte Abwicklung von Reservierungen, optimierte Tischverwaltung etc.
- Vorteil: Senkt die Hemmschwelle für Gäste, einen Tisch zu reservieren, weil sie nicht zu Betriebszeiten anrufen müssen, sondern direkt online reservieren können.
- Nachteil: Kein direkter Kontakt vorab mit den Gästen.
Verwaltung von Kundendaten
Etwa für die Erstellung und Sammlung von Kundendaten (via CRM-Integration), für einen personalisierten Service oder für Marketingzwecke wie E-Mail-Kampagnen oder Rabatt-Aktionen etc.
- Vorteil: Ermöglicht maximal individuellen Gästeservice durch das Sammeln und Auswerten von Kundendaten.
- Nachteil: Gäste müssen dem Sammeln bzw. Auswerten ihrer Daten zustimmen, das schreckt manche ab.
Fazit
Jeder Gastro-Betrieb hat – neben den finanzamtlichen Pflichten – eigene Anforderungen an ein Kassensystem und muss sich dementsprechend im Klaren darüber sein, welche Integrationen tatsächlich Vorteile für sein Geschäft bringen. Denn auch das ausgeklügelteste System verursacht mehr Kosten als Nutzen, wenn es nicht gebraucht wird.
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