Kassennachschau in deinem Restaurant? Keine Panik!

• Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Kassenkontrolle des Finanzamts in bargeldintensiven Betrieben, u.a. also Restaurants, Cafés und Bars. Sie dient dazu, Steuerhinterziehung und Betrug zu verhindern und den Wettbewerb gerechter zu gestalten.
• Bei der Kassennachschau prüfen berechtigte Personen, ob deine Kassenaufzeichnungen korrekt und vollständig sind und ob du das Kassensystem ordnungsgemäß führst.
• Dein Team spielt bei der Kassennachschau eine wichtige Rolle, weil es die Kasse bedient und z.T. Fragen der Prüfer:innen beantworten muss.  
• Um dich auf die Kassennachschau vorzubereiten, solltest du eine ordnungsgemäße Kassenführung, aktualisierte Software und eine sorgfältige Dokumentation der Kassenprozesse gewährleisten. 

Mit der Einführung der Kassennachschau (2018) hat das Finanzamt eine Möglichkeit bekommen, unangekündigt in deinem Gastro-Betrieb zu erscheinen, um deine Kassenaufzeichnungen zu kontrollieren. Dafür musst du den berechtigten Personen Zugang zu deinem Kassensystem und deinen Aufzeichnungen geben.

Diese unangekündigte Kassenkontrolle soll dazu beitragen, Steuerhinterziehung und Betrug zu verhindern. Sie ist also nicht als “Bestrafung” konzipiert, sondern als Mittel, um den Wettbewerb in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Taxis, Frisör-Salons etc.) gerechter zu gestalten. 

Die verlängerten Arme des Finanzamts – also prüfungsberechtigte Personen – nehmen deine Kassenaufzeichnungen, deine Buchhaltung und andere relevante Unterlagen in Augenschein. Sie prüfen bei der Kassennachschau, ob du alle Einnahmen richtig erfasst hast und die Kasse ordnungsgemäß führst. Dabei sollten deine Kassenaufzeichnungen klar und vollständig sein, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Eine prüfungsberechtigte Person (oder Personen) besucht dein Restaurant, um die Kassennachschau durchzuführen. Sie darf dafür nur die Räume betreten, die für die steuerliche Überprüfung wichtig sind. Deinen ganzen Betrieb darf sie also nicht untersuchen.

Es kann sein, dass die Prüfer:in vorab dein Restaurant inkognito betritt und zum Beispiel einen Testkauf durchführt, ausgegebene Bons checkt oder die Kasse und den Umgang damit beobachtet.

Sobald sie aber geschäftliche Daten und Räumlichkeiten einsehen möchte, muss sie sich vor dir oder deinem geschulten Personal ausweisen. Danach darf sie diese Dinge prüfen:

• Ob alle Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet und verbucht sind. 
• Ob du dein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kassensystem) ordentlich führst. 
• Ob die Verfahrensdokumentation deines Kassensystems einschließlich deren TSE (technische Sicherheitseinrichtung) lückenlos, fehlerfrei und manipulationssicher ist (dazu gehören z.B. Bedienungsanleitungen, Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen, Autorisierungsdokumentation etc.).

Die Prüfer:in darf von dir verlangen, dass du deine Kassendaten über die einheitliche digitale Schnittstelle übermittelst.  

Eine wichtige Stellschraube, wenn es um die Kassennachschau geht, ist dein Team. Denn Tatsache ist: Dein Personal liegt in deiner Verantwortung.

Zu den Punkten, in denen du dein Team schulen musst, zählt neben der Servicequalität deshalb auch der richtige Umgang mit der Kasse und – ganz wichtig – die Einhaltung der Kassenführungsvorschriften. Wenn dein Team top geschult ist und weiß, was zu tun ist, vermeidet es Fehler und Fehleinträge, die dir im Nachhinein bei der Kassennachschau Probleme bereiten könnten.

Außerdem muss ggf. auch das Personal den Prüfer:innen Kassensystem-relevante Fragen beantworten können, wenn du nicht im Haus bist. Am besten schulst du deine festangestellten Kräfte, sodass zu jeder Zeit Personen arbeiten, die den Prüfer:innen kompetent Auskunft geben können. 

Gut, dass du dich ausreichend vorbereiten kannst, damit ein spontaner Besuch von Kassen-Prüfer:innen keine Panik auslöst! 

Hier ein paar Tipps, worauf du besonders achten solltest, um Mängel in der Kassenführung zu vermeiden: 

• Führe eine ordnungsgemäße Kasse: Das klingt logisch, scheitert in der Umsetzung aber häufig an mangelnder Schulung deines Personals. Denn vor allem dein Team muss deine Kasse ordentlich bedienen können, auch in hektischen Situationen. Stelle deshalb sicher, dass deine Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ordnungsgemäß bedient wird. Dazu gehören auch die ordentliche Buchführung und klare Aufzeichnungen.

• Aktualisiere deine Software: Wenn du noch mit dem Gedanken spielst, hier ein klarer Vorteil von moderner Kassensoftware: Sie erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und hilft dir dabei, deine Zahlungen reibungslos durchzuführen und zu dokumentieren. Digitale Kassen sind auch die klaren Sieger, wenn es darum geht, Fehler bei Buchungen etc. zu vermeiden. 

• Dokumentiere deine Prozesse: Das A und O bei einer Kassennachschau ist ein nachvollziehbares Protokoll, in dem du festhältst, dass und wie du alle relevanten Prozesse rund um deine Kassenführung gesetzeskonform durchführst. Dokumentiere also alles rund um deine Kasse übersichtlich und mit großer Sorgfalt, damit du das bei einer Prüfung schnell und einfach vorzeigen kannst. Excel reicht hier nicht aus – manipulationssicherer sind auch hier bestimmte Softwares zur Dokumentation deiner Kassenprozesse.

Wie so Vieles in Deutschland ist auch die ordnungsgemäße Kassenführung ein Bürokratie-Monster sondergleichen. Deshalb ist es wichtig, dass du dich mit den richtigen Tools und Expert:innen auseinandersetzt, um hier eine Prüfung ohne Mängel zu bestehen.

Denn wenn Prüfer:innen nach einer Kassennachschau z.B. deine Aufzeichnungen, deine Buchungen oder deine zertifizierte TSE beanstanden, können sie nach eigenem Ermessen eine Außenprüfung (Betriebsprüfung) ansetzen.

Und die ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch viel anstrengender als eine Kassennachschau.

• Kassensicherungsverordnung – KassenSichV
• AO § 146b Kassen-Nachschau
• BMF-Schrei­ben zur Kas­sen-Nach­schau
• IHK Potsdam